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11 décembre 2017

Une autre façon de s’organiser et de gérer le temps


J’ai toujours un peu de mal à répondre de façon simple à la question
- "Mais comment fais-tu pour faire tout ce que tu fais ?"
La plupart du temps, je réponds par:
- "Oh, simple question d’organisation !"
J’en profite pour donner quelques trucs et astuces pour aider la personne, sans trop m’attarder sur le sujet car je sais que mon mode de fonctionnement pourrait en étonner plus d'un.

Depuis 2010, je réalise des formations en gestion du temps à Lille. C’est la seule formation hors relations humaines, et j’avoue que c’est toujours un plaisir de partager des techniques pour mieux s’organiser. Et pourtant, je reste souvent sans voix sur cette question d’organisation personnelle.
J’ai pas mal de choses à faire dans la vie, et pourtant, j’arrive à (presque) tout faire, sans être plus stressé que la plupart des gens. En fait, c’est sûrement le contraire. Je déteste le stress et la pression. À l’inverse, j’adore être maître de mon temps, faire ce que je veux comme je le veux, n’avoir de comptes à rendre à personne, choisir mes clients, avoir la possibilité de refuser de travailler avec d’autres, gérer mon activité en fonction de mes envies, et prendre du temps pour moi quand j’en ai envie. Voilà ce que j’appelle une bonne qualité de vie au travail. 

En posant l’ensemble des éléments sur la table pour dresser ce bilan, je me suis rendu compte que ma manière de travailler a considérablement évolué au fil du temps, au point de ne plus respecter les codes traditionnels du travail ! En fait, la seule chose que je respecte vraiment est que je travaille du lundi au vendredi et que je prends une vraie pause d'une à deux heures tous les jours. La pause de midi est sacrée. Elle consiste en un vrai bon repas pris en famille, sans stress, et parfois suivi d’une sieste. Oui, oui, vous avez bien lu : une sieste, ou du moins une phase de repos devant une série télé, un documentaire ou encore une balade avec le chien. À part cela, le reste du temps est découpé entre toutes ces activités. Vous allez comprendre, c’est assez simple, mais étonnamment efficace.

Plein de choses à faire!

Comme vous le savez, si vous suivez ce blog, mon temps est partagé entre plusieurs activités.
- Les formations en présentiel et les conférences, qui mobilisent des journées entières, quelques jours par mois. Le nombre varie en fonction des demandes des clients et du temps que je peux (ou que j’ai envie) d’y consacrer. J'insiste sur "avoir envie". Je choisi les missions sans les subir. C'est une règle pour être heureux et travailler dans de bonnes conditions.

- Les formations à distance (vidéoconférence), essentiellement avec des particuliers, placées dans l’agenda du lundi au vendredi, en fonction des disponibilités de chacun.

- Les enregistrements de voix off (dans mon studio), donc sans déplacement. J’ai fortement intensifié la part de cette activité en 2015, car cela me permet de sortir du domaine du non verbal. Un besoin de faire autre chose pour continuer à s’amuser.

- Enfin, l’écriture, qui est l’un de mes grands plaisirs, et pour lequel je ne veux absolument pas sacrifier de temps. Je viens d’ailleurs de terminer la rédaction de mon nouveau manuscrit, qui, j’espère, donnera la naissance à un roman dans les mois à venir. Presque 90.000 mots, commencé cet été, ce sera le 8e livre. Ajouté à cela des centaines d’articles sur ce site ainsi que plusieurs centaines de textes rédigés pour d’autres personnes. J’aide ainsi des bloggers à alimenter leurs sites, notamment sur la base de textes anglais que je traduis en français.

Il y a quelques années, il y avait aussi du conseil RH en entreprise, mais j’ai un peu laissé tomber. Le marché est déjà saturé de cabinets spécialisés, je n’ai pas envie de me battre pour décrocher des affaires. Donc, cette activité a fortement baissé aujourd'hui, et cela me va très bien ainsi.
Bref, il y a beaucoup de choses à caser dans le même volume de temps que vous. 

J’ai l’immense avantage d’être indépendant. Je suis donc maître de mon temps et de mes outils. Je peux effectuer les bons choix qui me permettront d’économiser du temps, tout en optimisation le mode de fonctionnement. C’est un point important, car en ne subissant plus les évènements, on peut mieux les contrôler.
Je n’ai pas développé cette activité en me conformant aux autres et à ce qui se fait, mais j’ai modelé mon activité pour qu'elle corresponde à mon rythme et à ma manière de fonctionner. La différence est énorme, car je ne subis plus un système, mais j’ai créé le mien dans lequel je peux m’épanouir. C’est ma conception du bien-être au travail. 

J’ai donc réfléchi le fonctionnement en mettant en avant ce que j’aime, et en faisant le maximum pour éliminer ce que je n’aime pas. En parallèle, pour chaque évènement ou interaction, je pense à la logique de rentabilité et de gestion du temps. 
- Est-ce rentable : oui ou non ?
- Quelle est la perte / le gain de temps ?
Une perte de temps sur un élément correspond à du temps indisponible pour d’autres choses, donc potentiellement, un manque de rentabilité.

Une méthode différente

Au fil des années, j’en suis arrivé à développer un fonctionnement qui pourrait paraître bizarre aux yeux de certains, mais qui est terriblement efficace. 

J’ai supprimé tout ce qui m’embêtait, au risque d'en perturber certaines personnes. Pas grave! 😈
- Le moins de déplacements possible.
Sauf pour me rendre ponctuellement à des formations et conférences. C'est bien évidemment incompressible, mais il y a aussi moyen de ne pas tout accepter et de gérer au mieux le temps. 

- Je travaille en home-office.
Je suis directement au bureau, sans perte de temps ni frais de déplacement. En plus, le budget déplacement est nul ! Cela signifie aussi aucun bouchon, ni risque de retard ou stress lié au transport, et moins de fatigue. C'est un bénéfice énorme!

- Je refuse de participer à toutes les réunions que je considère comme inutiles.
Je me rends parfois disponible pour des réunions et entretiens (avec les clients et partenaires), mais uniquement par Skype ou téléphone. Ainsi, je ne perds pas de temps, ni en réunion ni dans les déplacements. En 4 ans, j’ai participé physiquement à 4 réunions, imposées par un seul partenaire (organisme de formation). Donc, je dois avoir passé environ 5 heures en réunion sur 4 ans, alors que certains passent autant de temps sur une journée. 😁

- Je communique presque exclusivement par e-mail depuis plusieurs années.
J’incite mes interlocuteurs à utiliser le mail au lieu du téléphone. Non seulement il y a des traces, mais je ne suis pas dérangé pendant mon activité. Je choisis quand répondre aux mails. C'est un excellent moyen pour éviter les perturbateurs.

- Chat : très peu de chat, car ce mode communication est chronophage.

- Filtrage d’appels (téléphone/Skype).
Je ne décroche que si j’identifie l’appelant et que je suis disponible pour lui répondre. Sinon, boîte vocale. Si c’est important, il laissera un message ou enverra un e-mail. Sinon, il rappellera. Si le numéro est masqué ou suspect, je ne décroche pas. Cela m’a permis d’éliminer les vendeurs d’assurances et autres démarcheurs pollueurs mangeur de cervelles fraîches.

- Explications longues et/ou complexe en vidéo.
Pas de longues explications par mail ou par téléphone: soit l’interlocuteur ne lira pas tout, ne comprendra pas ou ne retiendra pas tout; soit il ne retiendra qu’une partie de la conversation téléphonique. Si je dois expliquer quelque chose, je le fais en priorité en filmant l’écran de mon ordinateur. J’utilise le logiciel Action pour enregistrer mon écran, tout en affichant ma webcam dans un coin de l’écran, et en enregistrant la voix. Il suffit ensuite d’envoyer le fichier vidéo via Google Drive ou Dropbox. L’interlocuteur pourra voir et revoir la vidéo. Vous contribuerez ainsi à améliorer le niveau de compréhension des autres en limitant la perte de temps

- Zéro papier
En 10 ans, j’ai accumulé moins de documents papier qu’une ramette de 500 feuilles. Tout est scanné et organisé dans des répertoires, et sauvegardé sur plusieurs disques durs. J'utilise l'outil Everything pour tout retrouver en un clin d'oeil. 

- Utilisation du cloud (Google Drive). Cela me permet de stocker mes documents et d’y accéder de n’importe où… y compris d’un fauteuil dans mon salon, d’où j’écris cet article pendant que vous êtes au bureau. 😎

- Connexion Internet rapide partout. Je veux avoir accès à tout mes documents tout le temps et tout de suite. C’est vraiment un gage d’efficacité.

- Des outils informatiques efficaces pour tout faire rapidement.
Je privilégie les logiciels gratuits/open sources, qui permettent une installation simple et des mises à jour régulières. Cela permet aussi de faire pas mal d’économies.

- J’utilise un clavier mécanique rétroéclairé Logitech G610 Cherry Brown,
Cela me permet de taper plus vite (à 10 doigts évidemment) et de gagner en précision de frappe.

- Une souris Logitech M500. 
Elle a une roulette sans frein. Ce qui permet de faire défiler les pages la vitesse de l’éclair. Encore un gain de temps .

- Un PC portable avec clavier rétroéclairé. 

- Aussi des dizaines de raccourcis clavier dans toutes les applications où cela est possible. En plus, c'est bon pour la mémoire de se forcer à retenir ces codes.

Jusque là, rien de bien surprenant. Par contre, l’explication se corse concernant les horaires. Ma règle de fonctionnement est qu’il est impératif de me réveiller sans réveil. C’est la condition pour être en forme. Je déteste être réveillé en plein milieu d’une phase de sommeil. Donc, je me lève entre 5h00 et 8h30. Je sais ce que vous pensez, c’est une plage horaire étendue. Mais pensez-y un instant. Imaginez comme vous seriez bien reposé si vous vous levez tous les jours à 8h15. En 45 minutes, vous avez le temps de prendre une douche, manger votre petit-déjeuner et aller à votre bureau. À 9h00, vous êtes prêt pour lire vos mails, contacter quelques clients et travailler sur vos projets. Je prends une ou deux pauses d’une dizaine de minutes et je continue jusqu’à 12h30.

Je suis généralement très productif le matin, surtout quand je me lève très tôt. Entre 5h30 et 9h00, c’est un très bon moment pour faire des choses tranquillement sans être dérangé. Par contre, la fatigue pourrait être paralysante l’après-midi. D’où l’importance d’une sieste de 20 minutes (pas plus). C’est d’ailleurs ce qui me manque quand j’anime des formations qui durent toute la journée. Petite confidence de vous à moi (ne le répétez pas, hein), c’est la principale raison qui me pousse à limiter le nombre de jours de formation par semaine. 
Ensuite, l’après-midi est aussi entre coupé de pauses, et quand je le peux, d’une balade avec le chien. Enfin, je termine la journée entre 17h00 et 20h00. Mais ce n’est pas tout, ce rythme n’est pas très motivant. Un ou deux jours par semaine, j’allonge la pause de midi pour faire du shopping ou pour une balade. C’est toujours sympa de profiter du soleil et du beau temps. La pause dure alors jusqu’à environ 16 heures. Le vendredi après-midi, je ralentis aussi le rythme quand c’est possible. C’est un moment privilégié pour écrire. Autre moment intéressant : le mercredi. J’aime bien me lever tôt ce jour-là. Étant dans le rythme de la semaine, le réveil est généralement facile. J’ai aussi tendance à privilégier les projets personnels l’après-midi, à mon rythme. Enfin, je termine chaque journée par une sortie, variable en fonction du temps et du niveau d’énergie (le mien et celui du chien). J’ai un vélo d’appartement qui me permet de bouger à tout moment et par tous les temps, y compris la journée entre deux tâches. Un point important est de garder un rythme constant quant à l'heure du lever et l'heure du coucher, même pendant les vacances. Se coucher tous les jours à la même heure facilite l'endormissement et le réveil.

Il m’arrive parfois de travailler le week-end, en cas de surcharge de travail sur les voix off, mais c’est rare. Il y a souvent la possibilité de décaler à la semaine suivante. 

En résumé

Pour résumer en quelques mots cette méthode (assez personnelle), le principe est faire ce qu’on veut quand on veut, et ne plus subir la pression des autres et un système parfois en décalage avec le fonctionnement de la personne. La priorité est la qualité de la vie. L’accent est mis sur l’économie de temps et des ressources, tout en privilégiant la vitesse et l’efficacité. 

Voilà, je pense que cette description pourra vous donner des idées ou des pistes à suivre pour améliorer votre vie et votre travail. Je suis conscient que ce fonctionnement ne peut pas s'appliquer à tous, ni à toutes les professions. Mais si vous voulez prendre un tournant dans votre vie, pensez-y... 

Il est presque 16h00. Ma longue pause est terminée, je vais enregistrer quelques textes pour mes clients. Cette année, je devrais atteindre les 700.000 mots enregistrés. Certains textes sont longs, très longs… 

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