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13 novembre 2017

Pourquoi c'est important d'accompagner un nouveau collaborateur


Jen a étudié le français à l'école, chez elle, en chine. Mais pour travailler avec les pays francophones, il est préférable de bien parler le français. Elle a pu obtenir un visa d'étudiant limité une année scolaire. Jen est arrivée en France avec deux valises et la ferme motivation de devenir parfaite bilingue en quelques mois.

Elle a trouvé un emploi d'agent de manutention, quelques heures par semaine, au sein d'une petite entreprise d'importation de produits chinois. Certes, ce n'était pas bien payé, mais ce petit boulot lui permettait de faire face au coût de la vie nettement plus élevé qu'en Chine.

Elle a fait la connaissance d'un jeune Français et s'est mariée à la fin de l'année. La décision de vivre en France vint naturellement. Son niveau de français s'est amélioré considérablement en quelques mois et une opportunité professionnelle s'est présentée alors qu'elle ne s'y attendait pas. C'est ainsi qu'elle a commencé une activité de traduction. Elle eut rapidement des clients réguliers. Les relations professionnelles, et le hasard permettent parfois des rencontres intéressantes.

L'un de ses clients l'a mis en relation avec une petite entreprise spécialisée dans l'import-export de produits électroniques. Il lui suffisait de téléphoner au dirigeant pour lui présenter ses services. Ce jour-là, une dame charmante lui répondit au téléphone que le dirigeant n'est pas disponible, mais qu'elle était tout à fait disposée à la recevoir. Elle devait envoyer un CV et se présenter le jour convenu au rendez-vous. Jen n'utilisait pas de CV pour promouvoir son activité. Son petit site Internet lui suffisait. Moins de vingt-quatre heures plus tard, son CV était terminé et envoyé à l'entreprise. Elle avait bien entendu indiqué son expérience lorsqu'elle était étudiante, en prenant soin de mettre en avant qu'elle a travaillé dans une entreprise d'importation de produits asiatiques.

La personne en question était l'assistante administrative, la secrétaire personnelle du gérant. C'est aussi ce dernier qui gère le recrutement et une bonne partie des affaires. Il faut parfois être polyvalent dans les petites structures. Au regard du CV, la dame comprit immédiatement qu'il avait une acheteuse expérimentée à qui elle pouvait confier l'approvisionnement de plusieurs lignes de produits. Comme tous les CV, celui-ci brillait par son emballage, et l'assistante ne semble pas particulièrement exigeante. Il faut dire que Romain, le mari de Jen, avait particulièrement soigné la forme. Jen décrocha un poste d'acheteuse en quelques minutes.

Une semaine plus tard, elle avait rejoint deux nouveaux collègues à l'achat de produits électroniques destinés à l'industrie. Elle contactait des fournisseurs, comparait les prix et les coûts de livraison, organisait les transports, etc. Évidemment, c'est toujours difficile de prendre une telle fonction du jour au lendemain et de la réussir sans avoir d'expérience dans ce domaine. Il faut un peu de temps pour prendre les bonnes habitudes et connaître les pièges du métier.

Ses deux collègues du service achats l'ont aidé à bien démarrer, notamment en l'allégeant de la partie administrative. Ses premières commandes étaient validées par l'un des acheteurs. En moins d'un mois, elle avait compris les éléments essentiels à respecter sur ce marché en pleine mouvance. Les produits électroniques et informatiques s'achètent en dollars et se revendant en euros sur le marché européen. Les constantes évolutions technologiques peuvent avoir des effets désastreux sur la valeur des produits lorsque ceux-ci mettent un peu trop de temps à arriver. La notion du temps est extrêmement importante dans l'import-export. C'est l'un des points de détail que Jen ne semblait pas avoir tout à fait compris.

À sa cinquième semaine dans l'entreprise, elle avait l'autorisation de passer les commandes aux fournisseurs et de renseigner la partie administrative elle-même. Il suffisait de remplir une fiche d'achat dans le logiciel, de cocher les bonnes cases et de cliquer sur Envoyer. Les services administratifs et logistiques des fournisseurs expédiaient ensuite les produits et envoyaient la facture à la comptabilité. Le processus est simple et rapide… à condition de cocher les bonnes cases. En une semaine, Jen a commandé plusieurs dizaines de milliers de produits avec des livraisons par bateau. Au lieu d'arriver en quelques heures, les marchandises sont arrivées dans l'entrepôt au bout de plusieurs semaines. Ces petits composants électroniques ne coûtent pas très cher en frais de livraison au regard des montants perdus s'ils tardent à être livrés. Lorsque le problème a été identifié, il était trop tard pour réagir. Les marchandises étaient déjà sur la mer en direction de l'Europe. L'entreprise a perdu plusieurs milliers d'euros en quelques clics. L'erreur est humaine et cela aurait-il pu se produire avec n'importe qui. Mais pour un acheteur confirmé, ce genre d'erreur est inimaginable. C'est comme si un pilote automobile essayait de passer une vitesse sans appuyer sur l'embrayage. Cela doit faire partie des réflexes.

Il y a donc eu un problème flagrant au niveau du recrutement de cette collaboratrice.

Je pense qu'il faut pouvoir donner une chance aux gens de changer d'activité et d'évoluer. C'est pourquoi je recommande toujours d'accompagner les nouveaux collègues dès leur arrivée dans une entreprise. Une formation adaptée à leur nouvelle fonction est essentielle pour leur permettre de bien démarrer et d'éviter des erreurs qui peuvent coûter beaucoup d'argent. Il y a toujours un risque que la personne ne maîtrise pas suffisamment cette nouvelle activité. Je suis toujours très méfiant par rapport à ce qui est écrit sur un CV. Le candidat peut écrire ce qu'il veut et surtout ce qu'il a envie de montrer.

Gardez à l'esprit qu'une prise de risque peut avoir des répercussions importantes, surtout quand les montants sont élevés…

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