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08 février 2017

Celui qui organise son bien-être au travail...

Rares sont les entreprises où tous les collaborateurs sont calmes et où il règne une zénitude absolue. C’est d’ailleurs le contraire : les entreprises sont plutôt des sphères effervescentes et peu reposantes. Même si certaines personnes sont imperméables au stress de la vie active, d’autres au contraire le subissent de plein fouet. La charge de travail insurmontable, les dossiers qui s’empilent, le retard généré par un flot incessant de nouvelles affaires à gérer (en urgence bien sûr !)

Donc à première vue, il y a deux catégories de personnes : les zens et les moins zen. Mais, avez-vous remarqué qu’il existe une troisième catégorie : ceux qui organisent leur activité. Je ne parle pas ici de gestion efficace du temps et des tâches pour améliorer la productivité, mais d'une autre façon d'organiser son activité.

J'ai rencontré des directeurs et des managers pour qui l'organisation du travail a été savamment réfléchie. Dans certaines entreprises, il s'agit simplement de s'aménager quelques plages de temps libre pour permettre de relâcher la pression et de tenir le coup jusqu'à la fin de la semaine. Dans d'autres cas, les personnes concernées m'ont confié qu'elles ont organisé leur activité afin de, je cite l'un d’eux « disposer au mieux des avantages liés à leurs fonctions ». Ces personnes n'ont pas hésité à mettre en place un système leur permettant de travailler moins tout s'aménageant un bon niveau de confort.

Ces directeurs et responsables de secteurs se connaissent depuis 10 ou 15 ans. Ils ont évolué ensemble dans la structure de l'entreprise et maîtrisent parfaitement le fonctionnement de celle-ci. Au fil du temps, ils ont développé une certaine complicité et un bon niveau de confiance. Certains se voient aussi le week-end et partent parfois en vacances ensemble. Bref, les relations sont au beau fixe.

Il y a quelques années, l'un d'eux a proposé de réaliser des réunions ponctuelles afin d'améliorer la réactivité de leur service. Ils l’ont nommé Réunion R. Ce petit groupe de collègues et amis se réunissait une fois par mois et discutait de divers sujets. Cela débouchait parfois sur des corrections à apporter au fonctionnement ou des actions à mettre en place ci et là. À d'autres moments, ces réunions ne servaient à rien.

Ils se sont rendu compte que leur fonction leur permettait de réaliser autant de réunions qu'ils souhaitaient sans que personne ne leur demande des comptes. Que l'ensemble des membres du petit groupe soit réunit (7 personnes), ou qu'il n'y en ait que deux, absolument personne ne vérifiait le bien-fondé de ces réunions.

La société étant implantée sur plusieurs sites, distants de quelques kilomètres ou situés dans d'autres régions, il est devenu très facile d'organiser de plus en plus fréquemment des réunions, pour lesquelles le R de Réactivité aurait pu être remplacé par Remplissage. C'est ainsi que ces petits malins en sont arrivés à organiser leurs services de telle sorte à ce qu'ils pouvaient passer vraiment beaucoup de temps en réunion les uns avec les autres, et en déplacement entre les différents sites.

Étant fréquemment indisponibles, ils ont organisé un système de redistribution du travail entre les collaborateurs de leurs services, tout en gardant la main sur la gestion des objectifs. Bien entendu, c'est tout à fait normal qu'un directeur délègue une partie du travail à son équipe. Mais cela va plus loin, car ceux-ci déléguaient presque tout leur travail.

Le petit groupe de directeurs dont nous parlons se situe au milieu de la structure hiérarchique de leur entreprise. Ils font partie des objectifs de leurs supérieurs, et gèrent à leur tour les objectifs des membres de leurs équipes. Trois d'entre eux m’ont confié qu'ils étaient tellement décalages avec la réalité du terrain qu'ils seraient incapables de réaliser les tâches que font leurs collaborateurs. C'est pour cela qu'ils se sont entourés de personnes compétentes à qui ils peuvent déléguer le travail en toute confiance. À noter que ce mode de fonctionnement reposant sur la délégation de travail, pour pallier les incompétences, est fréquent. Je l'ai rencontré de nombreuses fois !

Pour éviter que leur petit manège devienne trop visible, ils en sont arrivés à créer de vrais faux projets pour lesquels ils rencontraient des prestataires de services ou des entreprises extérieures. Neuf réunions sur dix ne servaient à rien !

Pour justifier de leur activité vis-à-vis du top management, ils produisaient des documents, des rapports et étaient capables de montrer un agenda de ministre. Et puisqu'il s'agit d'optimisation du temps et des ressources, l'un d’eux m’a dit qu'il enregistrait très fréquemment ses notes avec un dictaphone. Cela étant bien plus rapide que d'écrire un e-mail. Son assistante était chargée de réaliser des comptes rendus de réunion sur la base de ses notes. Elle n'y était bien entendu pas présente. Est-il utile de préciser que le contenu de ces rapports est en partie faux et inutile ?

Leur qualité de vie s'est détériorée quand un directeur a imposé l'utilisation de la vidéoconférence. Celle-ci devant servir à diminuer une partie des déplacements et du temps passé en réunion. Ajouté à cela que les vidéoconférences étaient enregistrées. Le système mis en place par ce petit groupe s'est rapidement dégradé…

La réunionite aiguë est une maladie qui coûte cher aux entreprises. Je constate une croissance constante de l'utilisation de la vidéoconférence depuis quelques années. Cela pourrait ne pas plaire aux personnes qui avaient aussi trouvé un certain confort dans les réunions à répétition…




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