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04 février 2017

Celui qui a beaucoup de frais

Lorsqu'un salarié est contraint par son employeur de se déplacer ou de rencontrer des clients, il y a inévitablement des frais à la charge de l'entreprise. Les justificatifs de paiements (factures d'hôtels, tickets de restaurants, de stations-service ou de magasins) servent de base de remboursement. Chaque mois, des millions de collaborateurs dans le monde peuvent ainsi se faire rembourser les frais avancés dans le cadre de leur activité professionnelle. 
C'est le cas d'un directeur commercial qui avait compris comment augmenter son salaire de quelques milliers d'euros chaque année. Sa fonction l'obligeant à réunir son équipe régulièrement et à inviter des clients au restaurant, Jean a abusé de la confiance et du laxisme de son ami de longue date, le directeur de la comptabilité. Pendant plus de deux ans, ce directeur commercial obtint des remboursements de notes de frais correspondants à des réunions pour des montants allant de 200 à 300 euros, avec une fréquence moyenne de 2 à 5 remboursements par mois.

Le fonctionnement était le suivant : gérant une équipe de 8 commerciaux, il organisait régulièrement des réunions d'équipe entre 12 heures et 14 heures, avec des petits groupes de 2 à 5 vendeurs. Cette plage horaire était idéale pour se réunir et motiver les équipes, sans causer d'impact sur les agendas. Les commerciaux étant disponibles pour rencontrer leurs clients le matin et l'après-midi, les pertes de temps étaient donc limitées. Le directeur commercial demandait à ses collaborateurs de payer leur repas individuel et d'ajouter le ticket à la note de frais mensuelle. De son côté, Jean remplissait aussi une note de frais sur laquelle il indiquait ses dépenses, dont les réunions avec les commerciaux au restaurant. Cette fiche de frais était ensuite remboursée par la comptabilité, quel que soit le montant. Sa fonction et son activité nécessitant plus de déplacements et de réunions à l'extérieur de l'entreprise que les commerciaux, le chef comptable a toujours remboursé le directeur commercial sans poser de questions.

Jusqu'au jour où la direction générale a demandé à l'ensemble des collaborateurs de réduire les coûts. Un contrôle plus approfondi des fiches de frais a montré que le directeur commercial a introduit des demandes de remboursement à fréquence régulière pour des réunions se déroulant au restaurant avec des groupes de clients et de commerciaux. Les fameuses factures de restauration pour ces groupes de 3 à 6 personnes furent donc épinglées.

Je ne connais pas le montant du préjudice, ce chiffre ne m'ayant pas été révélé. Si on fait un petit calcul rapide en prenant en considération le montant minimum de 200 euros par facture de restaurant et de deux remboursements par mois, on obtient tout de même le chiffre de 4.800 euros. Or, nous savons que les montants allaient jusqu'à 300 euros et qu'il y a eu jusqu'à 3 remboursements par mois. Il est donc facile d'imaginer qu'il a gagné une jolie petite somme qui lui a valu un aller simple vers la porte de sortie. Il a été licencié sur-le-champ.

Un autre exemple d'abus de frais est celui d'un vendeur de services aux entreprises. Il habite à Paris et dispose d'un véhicule de fonction et d'une carte de carburant, à l'instar de ses autres collègues en région. Ses clients se trouvant au centre de Paris, il se déplace principalement en métro et RER. Ne pouvant se fait rembourser son abonnement de métro (puisqu'il dispose d'une voiture), il a décidé de compenser les frais avancés par l'utilisation abusive de la carte de carburant. Il utilise cette carte pour faire le plein de son véhicule personnel, de celui de sa femme et de la moto de son fils. Cela a duré presque six mois avant que l'entreprise ne découvre cette utilisation frauduleuse. C'est lors d'un contrôle technique de la voiture que son petit manège a été découvert. Le nombre de kilomètres parcourus ne correspondait pas à la consommation du véhicule. En effet, au vu du kilométrage au compteur, sa Clio consommerait plus de 40L/100 km ! Ce qui est évidemment impossible. Ce commercial a été prié de rembourser les dépenses excessives effectuées avec sa carte de carburant.

Ces deux exemples montrent que c'est parfois facile d'abuser des ressources de l'entreprise. Ces deux là se sont fait prendre. Mais il y a aussi tous ceux qui usent et abusent chaque mois, peut-être depuis des années, en toute impunité. C'est comme le goutte-à-goutte d'un robinet : une petite goutte perdue est insignifiante, mais sur l'année cela peut représenter des dizaines ou des centaines de litres d'eau perdus…


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